Privacyverklaring PostNL

PostNL Pakketten België NV is verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de reikwijdte van deze privacyverklaring vallen.

In deze privacyverklaring vind je alleen informatie over verwerking van jouw persoonsgegevens. Heb je vragen of klachten over onze diensten of producten neem dan contact op met onze klantenservice via klantenservice@postnl.be.

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die we met jou in verband kunnen brengen. Voor de hand liggende persoonsgegevens zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Maar ook gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon zijn persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is enkel van toepassing op de persoonsgegevens van levende natuurlijke personen. Gegevens over een onderneming zijn geen persoonsgegevens.

Je deelt jouw persoonsgegevens met ons wanneer je klant bent bij ons, wanneer je contact hebt met onze diensten, wanneer je gebruik maakt van één of meerdere PostNL diensten of wanneer je onze website bezoekt of onze app gebruikt. Met andere woorden, we verzamelen en verwerken persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect contact heeft met onze diensten. Wij verwerken evenwel geen persoonsgegevens van minderjarigen. De diensten en producten van PostNL Pakketten België NV zijn niet op minderjarigen gericht. Indien je zou vaststellen dat wij per vergissing toch persoonsgegevens van minderjarigen hebben verwerkt, verzoeken wij je ons daarvan onverwijld op de hoogte te brengen via onze klantenservice zodat wij die persoonsgegevens onmiddellijk kunnen verwijderen uit onze bestanden en eventueel andere noodzakelijke correcties kunnen uitvoeren.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor specifieke doelen en altijd op basis van een grondslag. Dit wordt hieronder verder beschreven. Met verwerken bedoelen we alles wat we met jouw persoonsgegevens doen. Bijvoorbeeld opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen…

Hieronder lees je op basis van welke grondslag en voor welke doelen PostNL Pakketten België NV jouw persoonsgegevens verwerkt.

De overeenkomst die je met PostNL Pakketten België NV hebt

Je hebt een overeenkomst met PostNL Pakketten België NV afgesloten voor diensten die wij aanbieden zoals onder andere het leveren van consumentengoederen aan ontvangers. Om deze overeenkomst uit te voeren is het mogelijk dat PostNL Pakketten België NV bepaalde persoonsgegevens moet verwerken. Dit geldt voor de onderstaande doelen en verwerkingen.

Om pakketten te bezorgen (inclusief alle inbegrepen diensten)

Om onze diensten naar behoren te kunnen aanbieden en uitvoeren, kan het mogelijk zijn dat wij jouw persoonsgegevens verwerken voor het versturen van pakketten en om jou en de klant te informeren over de status van de zending. Wij verwerken persoonsgegevens zowel van de verzender van het pakket als van de ontvanger ervan. Dit doen wij op basis van de overeenkomst die je met ons aangaat voor het verzenden van pakketten. Hierbij verwerken wij persoons-gegevens zoals o.a. :

• NAW-gegevens, bedrijfsnaam, vestigingsadres, correspondentieadres, naam contact-perso(o)n(en)
• E-mailadressen, faxnummer
• Telefoon-en/of GSMnummers
• BTW-nummer, klantnummer
• Bankrekeningnummer
• Track & Trace nummer
• Documentnummer van het pakket
• Soms documentnummer van het ID-bewijs (= barcode en nooit Rijksregisternummer)
• Handtekening

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en maximaal één jaar na de levering van de dienst.

Het gerechtvaardigd belang van PostNL Pakketten België NV

Voor sommige verwerkingen van persoonsgegevens heeft PostNL Pakketten België NV een gerechtvaardigd belang om dit te doen. Het belang van PostNL Pakketten België NV om de werkzaamheden of de logistieke dienst uit te voeren is in die gevallen belangrijk. Dit belang kan alleen bereikt worden wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt voor de onderstaande doelen en verwerkingen.

Om onze dienstverlening te verbeteren en te optimaliseren

Om onze diensten en producten verder te verbeteren kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Dit doen we door logistieke data en andere informatie te analyseren en te combineren. Bij de analyses werken we zoveel mogelijk met geanonimiseerde gegevens. Die kunnen we niet meer koppelen aan personen. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld pagina’s op onze website verbeteren, oorzaken van klachten oplossen, rapportages maken, onze logistieke processen verbeteren en nieuwe producten ontwikkelen.

Daarnaast kunnen we ook contact met je opnemen om te vragen wat je van onze diensten en producten vindt. Op deze manier kunnen we dan onze diensten en producten verbeteren. We kunnen je benaderen om mee te doen aan een klanttevredenheidsonderzoek . Dit doen we op verschillende manieren. Soms sturen we je bijvoorbeeld een e-mail om te vragen hoe tevreden je bent over onze dienstverlening. Soms schakelen we hierbij een andere partij in.

Voor het verbeteren van onze dienstverlening verwerken wij mogelijks de volgende persoons-gegevens:

• NAW-gegevens
• Nummer van de zending
• E-mailadres
• Telefoon- en/of GSMnummers

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de rapportering en maximaal één jaar na de levering van de dienst.

Om misbruik en fraude te voorkomen

We verwerken jouw persoonsgegevens om misbruik en fraude te voorkomen en te bestrijden in de (logistieke) processen van PostNL Pakketten België NV. Dit doen wij met bestaande persoonsgegevens die wij al hebben. We analyseren, onderzoeken en nemen maatregelen wanneer dat nodig blijkt. Hierbij verwerken wij alle persoonsgegevens die mogelijk noodzakelijk zijn hiervoor.

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en maximaal één jaar na de levering van de dienst.

Voor uitvoering van interne bedrijfsprocessen

Voor de uitvoering van interne bedrijfsprocessen verwerken wij ook jouw persoonsgegevens. Wij verwerken ze om het functioneren van de organisatie binnen de bedrijfsvoering goed te laten verlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan facturatie, algemeen beheer en beheer van activa. Ook verwerken wij jouw persoonsgegevens voor financiën en boekhouding, archivering en verzekering, juridisch en zakelijk advies en in het kader van geschillenbeslechting. Hierbij verwerken wij persoonsgegevens zoals:

• NAW-gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer en/of GSMnummer
• Zakelijke gegevens
• Overige informatie die relevant kunnen zijn bij een juridisch geschil

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en maximaal één jaar na de levering van de dienst, tenzij wet- en regelgeving ons verplichten een langere bewaartermijn te respecteren

Voor relatiebeheer en marketing

Voor relatiebeheer en marketing verwerken wij jouw persoonsgegevens. Wij gebruiken gegevens om je geschikte aanbiedingen en nieuwsbrieven te sturen, wanneer je al klant bij PostNL Pakketten België NV bent. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens ook voor ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën. Hierbij verwerken wij persoonsgegevens zoals:

• NAW-gegevens
• Aantal pakketten
• E-mailadres
• Bezorgvoorkeuren
• IP-adres

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en maximaal één jaar na de levering van de dienst.

De wettelijke plicht die PostNL Pakketten België NV heeft

Soms heeft PostNL Pakketten België NV een wettelijke plicht waaraan voldaan moet worden. Om te voldoen aan deze plicht moet PostNL Pakketten België NV persoonsgegevens verwerken. Dit geldt voor onderstaande doelen en verwerkingen.

Om pakketten te bezorgen

Om onze diensten naar behoren aan te kunnen bieden en uit te kunnen voeren verwerken wij jouw persoonsgegevens. Om pakketten te bezorgen kunnen wij wettelijk verplicht zijn de ontvanger te identificeren zodat we bij de afzender kunnen aantonen dat het pakket werd afgeleverd bij de juiste klant en dat de controle heeft plaatsgevonden. Hierbij verwerken wij, afhankelijk van de dienst die de afzender heeft afgenomen en van de situatie, mogelijks de volgende persoonsgegevens:

• NAW gegevens
• Handtekening
• Foto’s van levering

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk en maximaal één jaar na de levering van de dienst.

Om ons aan de wet te houden

Soms verwerken we persoonsgegevens om ons aan de wet te kunnen houden. Denk bijvoorbeeld aan de klantenadministratie die we moeten bijhouden of wanneer aan belasting of bedrijfsvoering gerelateerde verplichtingen moet worden voldaan. Om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving, moeten wij mogelijks jouw persoonsgegevens bekendmaken aan overheidsinstellingen of toezichthoudende autoriteiten. Dit kan ad hoc gebeuren. Voordat we deze gegevens delen, checken we de bevoegdheden van deze autoriteiten. Hierbij verwerken we persoonsgegevens zoals:

• NAW-gegevens
• Het nummer van de zending

Wij bewaren deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en conform de wettelijk opgelegde termijnen en als die niet voorgeschreven zijn maximaal één jaar na de levering van de dienst.

Wij wisselen gegevens uit voor interne bedrijfsprocessen, om onze dienstverlening te verbeteren, analyses uit te voeren en om je alle diensten aan te kunnen bieden. Werknemers van PostNL Pakketten België NV hebben alleen toegang tot die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden (Need to know-principe).

Soms is het nodig om jouw persoonsgegevens te delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:

• Het moet van de wet. Denk bijvoorbeeld aan gegevens van onze financiële (klanten)administratie die we aan de Belastingdienst moeten geven. Soms zijn we ook verplicht om gegevens door te geven aan toezichthouders, de politie of andere opsporingsdiensten. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel van ons mogen vragen.
• Een ander bedrijf is beter in het uitvoeren van een deel van het werk, zoals bijvoorbeeld wanneer wij een onderzoeksbureau vragen om een klanttevredenheidsonderzoek voor ons uit te voeren. We maken dan altijd afspraken in een verwerkersovereenkomst over hoe deze partij met jouw persoonsgegevens moet omgaan.

PostNL Pakketten België NV deelt enkel jouw persoonsgegevens met andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals hierboven beschreven. PostNL Pakketten België NV deelt jouw persoonsgegevens met partijen die in haar opdracht en voor haar rekening werkzaamheden uitvoeren (verwerkers genoemd) en bepaalde andere partijen.

Verwerkers

Wij schakelen andere partijen in die voor ons bepaalde diensten of werkzaamheden uitvoeren. Deze derden zijn verwerkers en verwerken de persoonsgegevens in onze opdracht en voor onze rekening en volgens de instructies die wij hen daartoe geven. De volgende soorten partijen zijn verwerkers voor PostNL Pakketten België NV:

• IT-dienstverleners
• Onderzoeksbureaus
• Zakenpartners in HR, juridische en financiële aangelegenheden en GDPR
• Onderaannemers voor vervoer en logistiek

Wanneer deze derde partijen door ons worden ingeschakeld, werken zij in opdracht en voor rekening van ons, en verwerken ze jouw persoonsgegevens dus niet voor eigen doeleinden. Daarover maken we afspraken in verwerkersovereenkomsten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partijen jouw persoonsgegevens goed beveiligen en er netjes mee omgaan.

Andere partijen

Naast verwerkers zijn er ook partijen met wie wij mogelijks jouw persoonsgegevens delen, doch alleen wanneer dit op basis van wetgeving toegestaan of verplicht is. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat jouw persoonsgegevens verstrekt worden aan autoriteiten, zoals politie, toezichthouders of (andere) overheidsinstanties. Dit gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wet. Met volgende andere partijen kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld:

• Autoriteiten en andere overheidsinstanties om te voldoen aan een wettelijke plicht
• Verzekeringsmaatschappijen
• Advocaten (bij juridisch geschil)

We bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als we ze nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld of conform wettelijke opgelegde bewaartermijnen. Dit hebben we hierboven per doel beschreven. Hoelang dat precies is, hangt af van meerdere factoren, o.a. :

• Het doel waarvoor we de gegevens gebruiken
• Een eventuele wettelijke plicht om de gegevens te bewaren
• Een afweging tussen jouw privacybelang en ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang

Persoonsgegevens worden verwijderd of anoniem gemaakt wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt of wanneer de wettelijk opgelegde bewaartermijn verstreken is.

We doen er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Zo besteden we veel tijd en geld aan de beveiliging van onze interne systemen die persoonsgegevens verwerken. We laten onze beveiliging ook regelmatig controleren door externe experts en hebben een eigen (cyber-)security-afdeling die de digitale veiligheid van onze gegevens bewaakt.

Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werk, deze inzien (Need to know-principe).

Ook eisen we van onze leveranciers en verwerkers dat zij net zo zorgvuldig en veilig met jouw persoonsgegevens omgaan als wij en dat ze benodigde beveiligingscertificaten hebben.

Daarenboven houden zowel onze eigen externe Data Protection Officer (DPO) als de Belgische Toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), toezicht op de wijze waarop PostNL Pakketten België NV jouw persoonsgegevens verwerkt en of wij ons daarbij houden aan de bepalingen van de vigerende privacywetgeving (GDPR).

PostNL verwerkt jouw persoonsgegevens in principe uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als we uitzonderlijk jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat ze net zo goed beschermd zijn als binnen de EER. We doen dit door:

• De standaard EU-modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of
• Persoonsgegevens alleen door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft aangegeven dat zij persoonsgegevens voldoende beschermen.

Als persoonsgegevens uitzonderlijk worden doorgegeven aan een partij in een land buiten de EER, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben en wat we met die persoonsgegevens doen. Hieronder leggen we uit welke rechten je hebt, of er uitzonderingen bestaan op dit recht en hoe je dit recht kan uitoefenen. Wij bezorgen je steeds een antwoord binnen de wettelijke termijnen.

Je hebt het recht jouw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien

Je hebt het recht op de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien. Dit betekent dat je bij ons informatie over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken kan opvragen. Het doel van dit recht is dat je kunt controleren of je gegevens correct en volledig zijn. Indien nodig kun je deze persoonsgegevens (laten) aanpassen. Wij verstrekken deze persoonsgegevens mits er geen wettelijke uitzonderingsgrond bestaat.

Op deze manier kan je hiervoor een verzoek indienen:

• Heb je een PostNL-account? Dan zie je daar al gedeeltelijk welke persoonsgegevens wij van je hebben. Veel persoonsgegevens kun je daar meteen aanpassen.
• Kun of wil je het niet regelen via jouw PostNL-account? Dien je een verzoek in bij het Privacy Office van PostNL Pakketten België NV via privacy.be@postnl.be.
• Liever per post? Stuur je verzoek dan naar: PostNL Pakketten België NV Privacy Office - DPO Bremheidelaan 10 2300 Turnhout

Weet wel dat als je een verzoek tot inzage doet (of een ander recht wenst uit te oefenen) wij verplicht zijn jouw identiteit te controleren teneinde ons ervan te vergewissen dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Wij verzoeken je dan ook ons Privacy Office een kopie recto-verso van jouw identiteitskaart over te maken. Deze kopie wordt na controle onmiddellijk vernietigd.

Jouw door ons verwerkte persoonsgegevens aan te passen

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken aan te passen indien deze onjuist of onvolledig zijn. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Jouw door ons verwerkte persoonsgegevens doen verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Weet wel dat PostNL Pakketten België NV niet altijd zal kunnen voldoen aan dit verzoek, bijvoorbeeld wanneer er een wettelijke plicht voor PostNL Pakketten België NV bestaat om de gegevens voor een bepaalde periode te bewaren of wanneer deze nog noodzakelijk zijn voor het realiseren van het doel. Bijvoorbeeld voor het afleveren van een zending. Doe je een verzoek binnen deze periode, dan ligt het voor de hand dat PostNL Pakketten België NV jouw persoonsgegevens nog niet kan verwijderen. Dit recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen is van toepassing indien:

• We ze niet meer nodig hebben voor het oorspronkelijke doel;
• Je jouw toestemming voor verwerking ervan intrekt;
• Je bezwaar maakt tegen ons gebruik van de gegevens voor onze eigen gerechtvaardigde belangen;
• We jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt;
• Vigerende wet-of regelgeving ons verplicht om jouw persoonsgegevens te wissen.

Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Het gebruik van jouw persoonsgegevens door ons laten beperken

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je hebt in de onderstaande gevallen het recht ons te vragen om het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken:

• Je bent van mening dat jouw persoonsgegevens onjuist zijn;
• We verwerken jouw persoonsgegevens onrechtmatig;
• Je wilt graag dat we ze bewaren om ze te gebruiken in een juridische procedure;
• Je hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van jouw persoonsgegevens voor onze eigen gerechtvaardigde belangen.

Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door PostNL Pakketten België NV. Dit is alleen mogelijk onder bepaalde persoonlijke omstandigheden. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Jouw persoonsgegevens overdragen

Je hebt het recht om jouw door ons verwerkte persoonsgegevens te ontvangen op een manier waarop je ze gemakkelijk aan een ander kunt geven. Dit kan alleen wanneer je de persoonsgegevens zelf aan ons hebt verstrekt, en wanneer wij die gegevens geautomatiseerd verwerken op basis van de overeenkomst die je met ons hebt.

Deze privacyverklaring kan steeds gewijzigd worden. De laatste aanpassing dateert van 24 juli 2024.

Heb je vragen over privacy?

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) houdt toezicht op de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en de vigerende privacywetgeving (GDPR) respecteren. Daarnaast controleert de Data Protection Officer (DPO) van PostNL Pakketten België NV of we intern goed omgaan met jouw persoonsgegevens en of wij alle principes van de GDPR respecteren.

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken, neem dan gerust schriftelijk contact op met het Privacy Office – DPO van PostNL Pakketten België NV via privacy.be@postnl.be.

Heb je vragen of klachten over onze diensten of producten of zendingen, neem dan contact op met onze Customer Service via klantenservice@postnl.be.

Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacy vragen of meen je dat jouw privacyrechten door ons worden geschonden, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

PostNL Pakketten België NV verzamelt persoonsgegevens van jou als medewerker/ personeelslid of als gewezen medewerker/personeelslid (of over jouw gezinsleden). We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die hierover gelden zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). We leggen je graag uit wat we doen met jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft hoe PostNL Pakketten België NV omgaat met jouw persoonsgegevens.

PostNL Pakketten België NV is verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de reikwijdte van deze privacyverklaring vallen.

In deze privacyverklaring vind je alleen informatie over verwerking van jouw persoonsgegevens als medewerker/personeelslid. Heb je vragen of klachten neem dan contact op met ons Privacy-Office – DPO via privacy.be@postnl.be.

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer verwerken wij deze?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen (of over jouw gezinsleden), of die we met jou in verband kunnen brengen. Voor de hand liggende persoonsgegevens zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Maar ook gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon zijn persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is enkel van toepassing op de persoonsgegevens van levende natuurlijke personen. Gegevens van overleden personen zijn bijgevolg geen persoonsgegevens.

Wij verwerken deze persoonsgegevens voor specifieke doelen en altijd op basis van een grondslag. Dit wordt hieronder verder beschreven. Met verwerken bedoelen we alles wat we met jouw persoonsgegevens doen. Bijvoorbeeld opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen… Dit doen we bijvoorbeeld als:

• Je bij ons werkt of hebt gewerkt;
• Je onze interne digitale platforms, bedrijfsapplicaties of apps gebruikt;
• Je mailings van ons krijgt;
• Je onze gebouwen, het bedrijfsnetwerk of andere bedrijfsmiddelen gebruikt;
• Je contact met ons hebt;
• Je meedoet met onderzoeken die we doen onder medewerkers, bijvoorbeeld het betrokkenheidsonderzoek en het diversiteitsonderzoek.

Bijzondere persoonsgegevens genieten wettelijk meer bescherming. Bijzondere persoons-gegevens zijn gegevens over jouw gezondheid, etnische achtergrond, religieuze en politiek overtuigingen, genetische en biometrische gegevens, seksuele voorkeuren en lidmaatschap van een vakbond. Ook gegevens die iets zeggen over strafbare feiten (informatie over fraude) zijn gevoeliger van aard. PostNL Pakketten België NV kan deze bijzondere en gevoelige persoons-gegevens enkel verwerken in het kader van de arbeidsovereenkomst die is afgesloten en als de wet bepaalt dat wij deze gegevens moeten verwerken in het kader van de bestaande arbeidsrelatie. Wanneer wij bijzondere of gevoelige persoonsgegevens verwerken vermelden wij dit in deze privacyverklaring.

Waarom verwerken we je persoonsgegevens?

Er zijn veel redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken. De belangrijkste redenen zijn:

• We hebben de gegevens nodig om de arbeidsovereenkomst met jou uit te voeren. Dit betekent dat we er bijvoorbeeld voor zorgen dat jij kunt werken en dat je salaris krijgt.
• We hebben de gegevens nodig om ervoor te zorgen dat ons bedrijf goed blijft functioneren. Dit is een gerechtvaardigd belang van PostNL Pakketten België NV en daarom mogen we jouw gegevens daar ook voor gebruiken. Dit mag alleen als ons bedrijfsbelang zwaarder weegt dan jouw privacybelang. Daar letten we altijd goed op.
• We hebben de gegevens nodig om ons aan de wet te kunnen houden.
• We hebben jouw toestemming om de gegevens te verwerken.

Hierna leggen we meer precies uit om welke redenen we jouw persoonsgegevens verwerken.

Indiensttreding (instroom nieuwe medewerkers)

De afdeling HR van PostNL Pakketten België NV verwerkt persoonsgegevens van iedereen die bij ons wil komen werken om eerst te bekijken wie zich kandidaat stelt en om daarna de juiste mensen aan te nemen. Deze gegevens bewaren we in onze wervingsreserve.

Personeels- en salarisadministratie

PostNL Pakketten België NV moet als werkgever gegevens vastleggen in de personeels- en salarisadministratie. Dit is een wettelijke verplichting. Hieronder zie je de belangrijkste voorbeelden daarvan:

• Documentenbeheer: We houden een digitaal personeelsdossier van je bij, waarin bijvoorbeeld jouw naam, adres, contactgegevens, CV en een kopie van jouw identiteitsbewijs worden opgeslagen.
• Salarisadministratie: We gebruiken jouw gegevens, zoals jouw bankrekeningnummer, burgerlijke staat en je gezinssituatie, om ervoor te zorgen dat je salaris en/of declaraties uitbetaald krijgt.
• Ziekteadministratie: We leggen de ziekte- en herstelmeldingen vast en we noteren jouw (verwachte) beschikbaarheid en contactgegevens voor de periode dat je ziek bent. Hierbij slaan we geen gegevens op over wat er met jouw gezondheid aan de hand is.
• Belonen: We gebruiken jouw gegevens om (op basis van beoordelingen) salarisverhogingen vast te stellen.
• Toegangscontrole: om je toegang te verlenen tot onze gebouwen en in bepaalde gevallen ook werkuren te berekenen gebruiken we jouw gegevens (zoals bijvoorbeeld naam, foto, etc.) voor een bedrijfspas.

Roosters en planningen

We houden bij wat jouw beschikbaarheid en inzetbaarheid is, zodat we alle medewerkers zo optimaal mogelijk kunnen inplannen.

Begeleiden en ontwikkelen van medewerkers

Bij PostNL Pakketten België NV vinden we de groei en ontwikkeling van medewerkers erg belangrijk. Om hierbij te helpen, verwerken we persoonsgegevens van onze medewerkers. Hieronder zie je de belangrijkste voorbeelden daarvan:

• We slaan gegevens op over de interne (online) of externe opleidingen die je volgt. Deze gegevens zijn bekend bij jouw leidinggevende zodat die je kan helpen om je te blijven ontwikkelen.
• We slaan gegevens op om je te kunnen helpen bij jouw functioneren en om je te kunnen beoordelen. Om ervoor te zorgen dat dit goed en zorgvuldig gebeurt, moet dit ook worden vastgelegd.

Uitdiensttreding (uitstroom van medewerkers)

Als een medewerker PostNL Pakketten België NV verlaat, worden niet alle persoonsgegevens direct verwijderd. Sommige gegevens moet PostNL Pakketten België NV vanwege wettelijke verplichtingen bewaren. Ook hebben we sommige gegevens nodig om ervoor te zorgen dat je goed uit dienst kunt gaan. Hieronder zie je de belangrijkste voorbeelden daarvan:

• Einde arbeidsovereenkomst: We houden jouw gegevens bij ons opgeslagen zodat we na jouw uitdiensttreding ook nog de wet kunnen blijven nakomen. Zo moeten we jouw persoonlijke gegevens en salarisgegevens blijven bewaren in verband met o.a. de belasting, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering.
• Re-integratie/sociaal plan: In sommige gevallen gebruiken we jouw gegevens na jouw uitdiensttreding nog om je te helpen bij het vinden van nieuw werk. Zo betalen we misschien nog een cursus, of schakelen we andere partijen in om jou te helpen bij het vinden van ander werk.

Het bedrijf goed draaiende houden

Om PostNL Pakketten België NV goed draaiende te houden, hebben we ook informatie nodig. Jouw leidinggevende heeft bijvoorbeeld cijfers nodig over de ziekmeldingen, zodat hij of zij kan proberen ervoor te zorgen dat er minder mensen ziek worden. Een ander voorbeeld zijn cijfers over de bezetting. Die worden onder andere gebruikt om iedereen goed te kunnen inzetten of om vacatures in te vullen. Dit noemen we rapportages. In rapportages staan soms ook herkenbare gegevens van medewerkers. Als dat zo is, krijgen alleen mensen die de gegevens nodig hebben voor hun werk (bijvoorbeeld degene die een adressenlijst nodig heeft voor het versturen van bedrijfsnieuws, of jouw leidinggevende) zo’n rapportage.

Naast rapportages maken we ook analyses. Daar bedoelen we mee dat we gegevens combineren en met elkaar in verband brengen om te kijken of we daar nieuwe inzichten uit kunnen halen. Op basis van die inzichten kunnen we dingen veranderen. Dit doen we bijvoorbeeld als we willen weten waarom mensen heel snel weer uit dienst gaan. We proberen dan met behulp van andere (HR-) gegevens die we al hebben, openbare data of gegevens die we bij je uitvragen, te achterhalen hoe dit komt en hoe we dit kunnen voorkomen. Bij analyses gebruiken we wel gegevens van medewerkers, maar in de uitkomsten daarvan zijn de gegevens geanonimiseerd.

Communicatie

We gebruiken jouw gegevens ook om als werkgever met je te communiceren. Zo gebruiken wij jouw contactgegevens wanneer je telefonisch of per e-mail contact hebt met ons, bijvoorbeeld via de HR of IT Servicedesk. En verder zijn er bij PostNL Pakketten België NV nieuwsbrieven, mailings en een tijdschrift die je nodig hebt voor je werk, nieuwe diensten/producten of recente ontwikkelingen bij PostNL Pakketten België NV.

Op onze interne digitale platforms, bedrijfsapplicaties en apps geven we je informatie die mogelijk interessant voor je is of die je nodig hebt om jouw werk te kunnen doen. We maken hier geen gebruik van tracking cookies om jouw voorkeuren bij te houden en informatie te personaliseren. We plaatsen alleen functionele cookies en cookies om (anoniem) website-statistieken te verzamelen om de website te optimaliseren.

Tenslotte kan het zijn dat we gerichte, individuele- of groepsfoto’s en/of filmpjes maken en gebruiken voor (interne) communicatiedoeleinden. Indien je hierbij herkenbaar in beeld komt, vragen we hier toestemming voor.

Ons bedrijfsnetwerk en (IT-) bedrijfsmiddelen

Alles wat je doet op IT-apparatuur en/of op het bedrijfsnetwerk van PostNL Pakketten België NV kan door PostNL Pakketten België NV bekeken worden. Dit doen we natuurlijk niet zomaar, maar wel als dit nodig is. Bijvoorbeeld om bedrijfsvertrouwelijke informatie en bedrijfsmiddelen te beschermen, om ervoor te zorgen dat jouw werk door kan gaan als je (langdurig) afwezig bent, of omdat we misbruik en fraude willen voorkomen. We houden hierbij altijd zoveel mogelijk rekening met jouw privacy. Je kunt in dit controlebeleid lezen wanneer we jouw internet- en mailverkeer bekijken en hoe we daarbij te werk gaan. Dit beleid staat omschreven in de ‘Gedragscode voor het gebruik van bedrijfsmiddelen’.

In principe is het niet de bedoeling dat je het bedrijfsnetwerk en de (IT-)bedrijfsmiddelen gebruikt voor persoonlijke dingen. Wat hierin precies wel en niet mag, kun je lezen in de ‘Gedragscode voor het gebruik van bedrijfsmiddelen’.

Onze gebouwen

Als er toegangspoortjes zijn in onze gebouwen, krijgt iedereen die in zo’n gebouw binnen komt een toegangspas. Met deze pas registreert PostNL Pakketten België NV de momenten (datum en tijd) en plekken waar(op) deze pas wordt gebruikt. Deze gegevens worden gebruikt om ons gebouw, de mensen in het gebouw en de spullen in het gebouw veilig te houden. Soms moeten we dit ook registreren van de wet of een toezichthouder (zoals de brandweer). Uit deze gegevens halen we ook cijfers over het aantal mensen in onze gebouwen voor HR-doeleinden en vastgoedplanning. Denk dan bijvoorbeeld aan de vraag of we de juiste hoeveelheid ruimte hebben voor onze medewerkers.

De meeste PostNL Pakketten België NV gebouwen hebben bewakingscamera's. Als er ergens bewakingscamera’s zijn, wordt dit ter plekke aangegeven. Ook de beelden die de camera’s maken worden gebruikt om ons gebouw, de mensen in het gebouw en de spullen in het gebouw veilig te houden. Alle beelden worden automatisch iedere 30 dagen gewist, behalve wanneer er een gezondheids-, veiligheids- of beveiligingsincident is geweest. In dat geval worden de beelden bekeken door een intern onderzoeksteam van de afdeling Fysieke Security. Soms worden de beelden bekeken door een extern onderzoeksteam, bijvoorbeeld als dit wettelijk verplicht is of als dit gevraagd wordt door de overheid (zoals de politie).

We gebruiken onderstaande gegevens bij je in- en uitdiensttreding, voor de personeels- en salarisadministratie, roosters en planningen en jouw begeleiding en ontwikkeling, met andere woorden om de arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren en om ons aan de wet te houden.

• Voornaam
• Achternaam
• Adres
• Geboortedatum- en plaats
• Kopie legitimatiebewijs (inclusief rijksregisternummer en documentnummer)
• Nationaliteit
• Geslacht
• Telefoonnummer (privé en/of zakelijk)
• E-mailadres (privé en/of zakelijk)
• Personeelsnummer
• Kopie Rijbewijs
• Opleidingsniveau
• Professionele ervaringen
• Referenties
• Salarisindicatie en -voorwaarden
• Talenkennis
• Hobby’s en interesses
• Beschikbaarheid
• CV
• Motivatiebrief
• Financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer
• Contactgegevens van de partner (alleen op verzoek van de medewerker)
• Gegevens omtrent opleiding en training, denk hierbij aan certificaten, studieovereenkomsten e.d.
• Gegevens omtrent ziekte en herstel bestaande uit: medische indicatie (wanneer van cruciaal belang in het kader van werkzaamheden), status ziek of niet, verpleegadres, aantal verzuimdagen e.d.
• Foto
• Dimonanummer
• Ziekenfondsnummer
• Taal
• Handtekening
• Gezinstoestand
• Bedrijfsactiva die de medewerker gebruikt
• Evaluaties
• Alle overige gegevens die op basis van wettelijke verplichtingen verwerkt moeten worden.

Bijzondere persoonsgegevens

We verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens van jou. Uitzonderlijk hebben we deze gegevens wel nodig, doorgaans zonder dat we dit willen, bijvoorbeeld omdat je ons uit jezelf al mailt dat je griep hebt en daarom ziek bent. We doen hier verder niks mee, maar het staat dan wel in die mail in onze systemen. En soms verwerken we deze bijzondere persoonsgegevens met jouw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld in ons diversiteitsonderzoek. Als we dit doen, leggen we je op dat moment nog precies uit waar je dan toestemming voor geeft en hoe die verwerking gaat (=geïnformeerde toestemming).

In sommige gevallen vragen medewerkers ons om informatie over hun gezondheid met hun collega’s te delen, bijvoorbeeld omdat zij epilepsie of diabetes hebben en hun collega’s moeten weten wat ze moeten doen als er iets met hen aan de hand is. Ook in die gevallen kunnen we gegevens over de gezondheid van een medewerker opslaan.

We gebruiken deze gegevens om ons bedrijf goed draaiende te houden:

Gegevens uit vragenlijstonderzoeken zoals het betrokkenheidsonderzoek.

• Personeelsnummer
• Geslacht
• Geboortedatum/Leeftijd
• Woonadres
• Rijbewijs (ja/nee en welk soort)
• Verschillende datums (in dienst, uit dienst, jubileum, e.d.)
• Of en hoe lang je ziek gemeld bent (maar geen dingen over jouw gezondheid)
• Gegevens over jouw afdeling en functie
• Gegevens over jouw contract, salaris en uren
• Gegevens over jouw rooster en werkpatroon
• Gegevens over jouw functioneren en beoordelingen
• Gegevens over jouw loopbaan bij PostNL (bijvoorbeeld of je een traineeship hebt gevolgd bij ons)
• Gegevens over jouw kans op vertrek en jouw potentieel voor de toekomst
• Gegevens over en inhoud van jouw assessments, opleidingen en certificaten (bijvoorbeeld uit Mijn Leerplein)
• Geanonimiseerde gegevens uit vragenlijstonderzoeken zoals het betrokkenheids-onderzoek
• Gegevens over jouw contactmomenten met HR (bijvoorbeeld wanneer je verlof aanvraagt, of tijdens je indiensttredingsproces)

Rapporteren

Voor rapportages kunnen we bijna alle gegevens gebruiken die we van je hebben. Rapporteren is namelijk alleen een andere manier van gegevens laten zien (bijvoorbeeld in een overzicht, tabel, grafiek of lijst). We rapporteren alleen gegevens aan mensen die deze gegevens sowieso al mogen zien.

We gebruiken deze gegevens om met je te communiceren:

• Voornaam
• Achternaam
• Profielnaam/ gebruikersnaam
• Geslacht
• Telefoonnummer (privé en/of zakelijk)
• E-mailadres (privé en/of zakelijk)
• Personeelsnummer
• Wanneer nodig maken we aantekeningen die we bewaren. Dat is handig als je nog eens contact met ons opneemt.

We gebruiken deze gegevens voor het monitoren van ons bedrijfsnetwerk en (IT-) bedrijfsmiddelen:

• Voornaam
• Achternaam
• Profielnaam/ gebruikersnaam
• Geslacht
• E-mailadres (privé en/of zakelijk)
• Personeelsnummer
• IP-adres

Als je de Web only Werkplek (WoW) gebruikt op een eigen apparaat dat niet geregistreerd is bij onze IT-afdeling, verwerken we van jou de volgende gegevens:

• Gebruikersinformatie (gebruikersnaam, naam, e-mailadres, identifiers van derden (zoals Apple-ID));
• Apparaatinformatie (apparaatnaam, fabrikant, besturingssysteem en versie).

Als je werkt op een apparaat dat bij de IT-afdeling van PostNL is geregistreerd, beheert de IT-afdeling met behulp van de securitysoftware Microsoft Intune jouw apparaat. In dat geval verwerken we naast de hierboven genoemde gegevens ook de volgende gegevens:

• Apparaatmodel;
• Namen van apps;
• Eigenaar van het apparaat;
• Serienummer van apparaat;
• IMEI-nummer; o Telefoonnummer;
• Apparaatopslagruimte; als je een vereiste app niet kunt installeren, dan kunnen we controleren of er misschien te weinig ruimte is.

We gebruiken deze gegevens om onze gebouwen veilig te houden:

• Voornaam
• Achternaam
• Personeelsnummer
• Momenten (datum en tijd) en plekken waar(op) de toegangspas wordt gebruikt;
• Camerabeelden

Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

Soms is het nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:

• Het moet van de wet. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens over ziekteverzuim die we aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid moeten geven. Een ander voorbeeld zijn de financiële gegevens die we aan de FOD financiën moeten verstrekken. Soms zijn we ook verplicht om gegevens aan toezichthouders, de politie of andere opsporingsdiensten te geven. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel van ons mogen vragen.
• Het is nodig om jouw arbeidsovereenkomst uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het inschakelen van een assessmentbureau. Een ander voorbeeld zijn de gegevens die we aan een groepsverzekering geven.
• We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in onze opdracht en voor onze rekeningen verwerkt dus de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. Om dat te garanderen, maken we daarover afspraken in verwerkersovereenkomsten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er netjes mee omgaat. Voorbeelden van deze partijen zijn onderzoeksbureaus of bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en applicaties.

Wij bewaren jouw gegevens zo lang als we ze nodig hebben. Hoe lang dat precies is hangt af van deze dingen:

• Het doel waarvoor we de gegevens bewaren.
• Of we een wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
• Een belangenafweging tussen jouw privacybelang en ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang.
• Of je nog in dienst bent bij ons.
• Jouw toestemming: hoe lang je toestemming hebt gegeven en of je deze hebt ingetrokken.

Voor gegevens van medewerkers gelden verschillende wettelijke bewaarplichten. Deze plichten zijn vertaald naar bewaarbeleid dat geldt voor de personeels- en salarisadministratie.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

We doen er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Zo besteden we veel tijd en geld aan de beveiliging van onze interne systemen die persoonsgegevens verwerken. We laten onze beveiliging ook regelmatig controleren door externe experts en hebben een eigen (cyber-)security-afdeling die de digitale veiligheid van onze gegevens bewaakt.

Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werk, deze inzien (Need to know-principe). Deze beperkte groep van medewerkers heeft een geheimhoudingsverklaring (NDA) getekend.

Ook eisen we van onze leveranciers en verwerkers dat zij net zo zorgvuldig en veilig met jouw persoonsgegevens omgaan als wij en dat ze benodigde beveiligingscertificaten hebben.

Daarenboven houden zowel onze eigen externe Data Protection Officer (DPO) als de Belgische Toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), toezicht op de wijze waarop PostNL Pakketten België NV persoonsgegevens verwerkt en of wij ons daarbij houden aan de bepalingen van de vigerende privacywetgeving (GDPR).

Waar verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens in principe uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als we uitzonderlijk persoonsgegevens buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat ze net zo goed beschermd zijn als binnen de EER. We doen dit door:

• De standaard EU-modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of
• Persoonsgegevens alleen door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft aangegeven dat zij persoonsgegevens voldoende beschermen.

Als persoonsgegevens uitzonderlijk worden doorgegeven aan een partij in een land buiten de EER, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, en wat we met die gegevens doen. Hieronder leggen we uit welke rechten je hebt, of er uitzonderingen bestaan op dit recht en hoe je dit recht kan uitoefenen.

Je hebt het recht jouw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien

Je hebt het recht op de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien. Dit betekent dat je bij ons informatie over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken kan opvragen. Het doel van dit recht is dat je kunt controleren of je gegevens correct en volledig zijn. Indien nodig kun je de gegevens (laten) aanpassen. Wij verstrekken deze persoonsgegevens mits er geen wettelijke uitzonderingsgrond bestaat. Op deze manier kan je hiervoor een verzoek indienen:

• Heb je toegang tot “Mijn HR” dan zie je daar welke gegevens wij van jou hebben en een aantal van deze gegevens kan je zelf aanpassen;
• Liever per mail of post? Stuur je verzoek dan naar: PostNL Pakketten België NV Privacy Office - DPO Bremheidelaan 10 2300 Turnhout privacy.be@postnl.be

Weet wel dat als je een verzoek tot inzage doet (of een ander recht wenst uit te oefenen) wij verplicht zijn jouw identiteit te controleren teneinde ons ervan te vergewissen dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Wij verzoeken je dan ook ons Privacy Office een kopie recto-verso van jouw identiteitskaart over te maken. Deze kopie wordt na controle onmiddellijk vernietigd.

Jouw door ons verwerkte persoonsgegevens aan te passen

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken aan te passen indien deze onjuist of onvolledig zijn. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Jouw door ons verwerkte persoonsgegevens doen verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Weet wel dat PostNL Pakketten België NV niet altijd zal kunnen voldoen aan dit verzoek, bijvoorbeeld wanneer er een wettelijke plicht voor PostNL Pakketten België NV bestaat om de gegevens voor een bepaalde periode te bewaren of wanneer deze nog noodzakelijk zijn in het kader van de lopende arbeidsrelatie. Dit recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen is van toepassing indien:

• We ze niet meer nodig hebben voor het oorspronkelijke doel en/of de arbeidsrelatie;
• Je jouw toestemming voor verwerking ervan intrekt;
• Je bezwaar maakt tegen ons gebruik van de gegevens voor onze eigen gerechtvaardigde belangen;
• PostNL Pakketten België NV je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt;
• Vigerende wet-of regelgeving PostNL Pakketten België NV verplicht om uw persoons-gegevens te wissen.

Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Het gebruik van jouw persoonsgegevens door ons laten beperken

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je hebt in de onderstaande gevallen het recht ons te vragen om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken:

• Je bent van mening dat de persoonsgegevens onjuist zijn
• We verwerken de gegevens onrechtmatig
• Je wilt graag dat we ze bewaren om ze te gebruiken in een juridische procedure
• Je hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van jouw persoonsgegevens voor onze eigen gerechtvaardigde belangen

Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door PostNL Pakketten België NV. Dit is alleen mogelijk onder bepaalde persoonlijke omstandigheden. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Je persoonsgegevens overdragen

Je hebt het recht om jouw door ons verwerkte persoonsgegevens te ontvangen op een manier waarop je ze gemakkelijk aan een ander kunt geven. Dit kan alleen wanneer je de persoonsgegevens zelf aan ons hebt verstrekt, en wanneer wij die gegevens geautomatiseerd verwerken op basis van de overeenkomst die je met ons hebt. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan steeds gewijzigd worden. De laatste aanpassing dateert van 24 juli 2024.

Heb je vragen over privacy?

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) houdt toezicht op de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en de vigerende privacywetgeving (GDPR) respecteren. Daarnaast controleert de Data Protection Officer (DPO) van PostNL Pakketten België NV of we intern goed omgaan met jouw persoonsgegevens en of wij alle principes van de GDPR respecteren.

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken, neem dan gerust schriftelijk contact op met het Privacy Office – DPO van PostNL Pakketten België NV. via privacy.be@postnl.be.

Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacy vragen of meen je dat jouw privacyrechten door ons worden geschonden, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

PostNL Pakketten België NV verzamelt persoonsgegevens van jou als sollicitant voor een vacante betrekking in onze organisatie. We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die hierover gelden zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). We leggen je graag uit wat we doen met jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft hoe PostNL Pakketten België NV omgaat met jouw persoonsgegevens.

PostNL Pakketten België NV is verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen de reikwijdte van deze privacyverklaring vallen.

In deze privacyverklaring vind je alleen informatie over verwerking van jouw persoonsgegevens als sollicitant. Heb je vragen of klachten neem dan contact op met ons Privacy-Office – DPO via privacy.be@postnl.be.

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer verwerken wij deze?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die we met jou in verband kunnen brengen. Voor de hand liggende persoonsgegevens zijn naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Maar ook gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over een persoon zijn persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens is enkel van toepassing op de persoonsgegevens van levende natuurlijke personen. Gegevens van overleden personen zijn bijgevolg geen persoonsgegevens.

Wij verwerken deze persoonsgegevens voor specifieke doelen en altijd op basis van een grondslag. Dit wordt hieronder verder beschreven. Met verwerken bedoelen we alles wat we met jouw persoonsgegevens doen. Bijvoorbeeld opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen… Dit doen we bijvoorbeeld als:

• Je bij ons solliciteert, bijvb. via de website PostNL of via de interne vacature site;
• Je bij ons komt werken via een extern rekruteringsbureau;
• Je jouw gegevens achterlaat op onze website;
• Je jouw CV met ons deelt;
• Je contact met ons hebt;
• Je hebt je ingeschreven voor updates van nieuwe vacatures

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens genieten wettelijk meer bescherming. Bijzondere persoons-gegevens zijn gegevens over jouw gezondheid, etnische achtergrond, religieuze en politiek overtuigingen, genetische en biometrische gegevens, seksuele voorkeuren en lidmaatschap van een vakbond. Ook gegevens die iets zeggen over strafbare feiten (informatie over fraude) zijn gevoeliger van aard. PostNL Pakketten België NV kan deze bijzondere en gevoelige persoons-gegevens enkel verwerken in het kader van de arbeidsovereenkomst die eventueel zal worden afgesloten op het einde van de sollicitatieprocedure.

Waarom verwerken we je persoonsgegevens?

Er zijn veel redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken. De belangrijkste redenen zijn:

• We hebben de gegevens nodig om te bekijken of je bij ons kunt komen werken. Dit noemen we het selectieproces.
• We hebben de gegevens nodig om je een aanbod te kunnen doen als we willen dat je bij ons komt werken. Dan gebruiken we de gegevens dus als voorbereiding van een arbeidscontract.
• We hebben de gegevens nodig om er in het algemeen voor te zorgen dat we zo goed mogelijk mensen kunnen aannemen. Dit noemen we het wervingsproces. Dit is een gerechtvaardigd belang van PostNL Pakketten België NV en daarom mogen we jouw gegevens daar ook voor gebruiken.
• We verwerken bepaalde van jouw persoonsgegevens omdat jij je hebt ingeschreven in onze mailservice om via mail updates te krijgen van nieuwe vacatures. In dit specifiek geval verwerken wij jouw naam, emaildres en jobvoorkeuren (locatie job + kantoor of logistiek).

Hierna leggen we meer precies uit om welke redenen we jouw persoonsgegevens verwerken.

Beoordelen van jouw geschiktheid

De afdeling HR van PostNL Pakketten België NV kijkt of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Hierbij kijken wij naar de eisen die gelden voor de functie en of jij daaraan voldoet. We slaan in deze fase van het proces geen gegevens op over jouw legitimatiebewijs.

Soms is het uitvoeren van een assessment en een (pre-employment) screening nodig. Als dit voor jou geldt, vertellen we je dit van tevoren.

Externe (partij): Deze reden geldt ook voor jou.

Het aanbod en de arbeidsovereenkomst

Als de uitkomst van het sollicitatieproces positief is en PostNL Pakketten België NV je een job aanbiedt, worden jouw gegevens gebruikt om een aanbod voor te bereiden. Als je het aanbod accepteert, gebruiken we dezelfde gegevens ook om de arbeidsovereenkomst op te maken.

Externe (partij): Deze reden geldt ook voor jou. We maken geen arbeidsovereenkomst op, maar wel een overeenkomst van opdracht (met jouw werkgever als je die hebt).

Communicatie

PostNL Pakketten België NV heeft contact met je tijdens het wervings- en sollicitatieproces, bijvoorbeeld over sollicitatiegesprekken, assessments en andere afspraken die we maken. Ook beantwoorden we de door jou gestelde vragen.

Externe (partij): Deze reden geldt ook voor jou.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Hieronder zie je welke persoonsgegevens we verwerken:

We verwerken volgende persoonsgegevens voor het wervings- en selectieproces:

• Voornaam
• Achternaam
• Adres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer (privé en/of zakelijk)
• E-mailadres (privé en/of zakelijk)
• Rijksregisternummer
• Kopie Rijbewijs
• Opleidingsniveau
• Professionele ervaringen
• Referenties
• Salarisindicatie en -voorwaarden
• Talenkennis
• Beschikbaarheid
• CV
• Motivatiebrief
• Financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer
• Gegevens die we gevonden hebben via google en jouw Linkedin-profiel, maar alleen nadat je de kans hebt gehad om hierover iets te zeggen tijdens een sollicitatiegesprek.

We gebruiken volgende persoonsgegevens enkel als je die zelf op jouw CV hebt gezet:

• Foto
• Geboorteplaats
• Burgerlijke staat
• Nationaliteit
• Hobby’s en interesses

We gebruiken volgende persoonsgegevens om met jou te communiceren:

• Voornaam
• Achternaam
• Geslacht
• Adres
• Telefoonnummer (privé en/of zakelijk)
• E-mailadres (privé en/of zakelijk)

Soms is het nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:

• We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in onze opdracht, dus verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen. Om dat te garanderen, maken we daarover afspraken in contracten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er correct mee omgaat. Ook deze afspraken leggen we vast in contracten. Voorbeelden van deze partijen zijn screening-, assessment-, werving- of selectiebureaus of bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en applicaties.
• Het moet van de wet. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan gegevens die we aan autoriteiten, de politie of andere opsporingsdiensten moeten geven. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel van ons mogen vragen.

Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

PostNL Pakketten België NV bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database verwijderd of geanonimiseerd.

Wat onze specifieke mailservice betreft om geïnteresseerden via mail op de hoogte te houden van nieuwe vacatures, bewaren wij de verwerkte gegevens tot de betrokkene zich uitdrukkelijk uitschrijft voor deze mailservice. Indien wij echter vaststellen dat er méér dan 2 jaar na de inschrijving in de mailservice geen enkele respons komt van betrokkene verwijderen wij automatisch zijn persoonsgegevens. Nadien kan betrokkene zich opnieuw inschrijven voor deze mailservice indien hij /zij dat wenst. Dit geldt enkel voor deze specifieke mailservice en niet voor andere digitale diensten zoals bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief of andere mailings.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

PostNL Pakketten België NV bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk 1 jaar na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database verwijderd of geanonimiseerd.

Wat onze specifieke mailservice betreft om geïnteresseerden via mail op de hoogte te houden van nieuwe vacatures, bewaren wij de verwerkte gegevens tot de betrokkene zich uitdrukkelijk uitschrijft voor deze mailservice. Indien wij echter vaststellen dat er méér dan 2 jaar na de inschrijving in de mailservice geen enkele respons komt van betrokkene verwijderen wij automatisch zijn persoonsgegevens. Nadien kan betrokkene zich opnieuw inschrijven voor deze mailservice indien hij /zij dat wenst. Dit geldt enkel voor deze specifieke mailservice en niet voor andere digitale diensten zoals bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief of andere mailings.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

We doen er alles aan om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Zo besteden we veel tijd en geld aan de beveiliging van onze interne systemen die persoonsgegevens verwerken. We laten onze beveiliging ook regelmatig controleren door externe experts en hebben een eigen (cyber-)security-afdeling die de digitale veiligheid van onze gegevens bewaakt.

Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werk, deze inzien (Need to know-principe). Deze beperkte groep van medewerkers heeft een geheimhoudingsverklaring (NDA) getekend.

Ook eisen we van onze leveranciers en verwerkers dat zij net zo zorgvuldig en veilig met jouw persoonsgegevens omgaan als wij en dat ze benodigde beveiligingscertificaten hebben.

Daarenboven houden zowel onze eigen externe Data Protection Officer (DPO) als de Belgische Toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), toezicht op de wijze waarop PostNL Pakketten België NV persoonsgegevens verwerkt en of wij ons daarbij houden aan de bepalingen van de vigerende privacywetgeving (GDPR).

Waar verwerken we jouw persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens in principe uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als we uitzonderlijk persoonsgegevens buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat ze net zo goed beschermd zijn als binnen de EER. We doen dit door:

• De standaard EU-modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd, of
• Persoonsgegevens alleen door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft aangegeven dat zij persoonsgegevens voldoende beschermen.

Als persoonsgegevens uitzonderlijk worden doorgegeven aan een partij in een land buiten de EER, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Meer informatie over dit onderwerp kun je vinden op de website van de GBA: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/thema-s/internationaal-gegevensverkeer

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van jou hebben, en wat we met die gegevens doen. Hieronder leggen we uit welke rechten je hebt, of er uitzonderingen bestaan op dit recht en hoe je dit recht kan uitoefenen.

Je hebt het recht jouw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien

Je hebt het recht op de persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien. Dit betekent dat je bij ons informatie over de persoonsgegevens die wij van jou verwerken kan opvragen. Het doel van dit recht is dat je kunt controleren of je gegevens correct en volledig zijn. Indien nodig kun je de gegevens (laten) aanpassen. Wij verstrekken deze persoonsgegevens mits er geen wettelijke uitzonderingsgrond bestaat. Op deze manier kan je hiervoor een verzoek indienen:

• Per mail of post - Stuur je verzoek dan naar: PostNL Pakketten België NV Privacy Office - DPO Blarenberglaan 6 2800 Mechelen privacy.be@postnl.be

Weet wel dat als je een verzoek tot inzage doet (of een ander recht wenst uit te oefenen) wij verplicht zijn jouw identiteit te controleren teneinde ons ervan te vergewissen dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Wij verzoeken je dan ook ons Privacy Office een kopie recto-verso van jouw identiteitskaart over te maken. Deze kopie wordt na controle onmiddellijk vernietigd.

Jouw door ons verwerkte persoonsgegevens aan te passen

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken aan te passen indien deze onjuist of onvolledig zijn. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Jouw door ons verwerkte persoonsgegevens doen verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Het gebruik van jouw persoonsgegevens door ons laten beperken

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je hebt in de onderstaande gevallen het recht ons te vragen om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken:

• Je bent van mening dat de persoonsgegevens onjuist zijn
• We verwerken de gegevens onrechtmatig
• Je hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van jouw persoonsgegevens voor onze eigen gerechtvaardigde belangen

Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit is alleen mogelijk onder bepaalde persoonlijke omstandigheden. Dit kan je op dezelfde manier en onder dezelfde voorwaarden (controle van jouw identiteit) doen als hierboven beschreven.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan steeds gewijzigd worden. De laatste aanpassing dateert van 24 juli 2024.

Heb je vragen over privacy?

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) houdt toezicht op de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en de vigerende privacywetgeving (GDPR) respecteren. Daarnaast controleert de Data Protection Officer (DPO) van PostNL Pakketten België NV of we intern goed omgaan met jouw persoonsgegevens en of wij alle principes van de GDPR respecteren.

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken, neem dan gerust schriftelijk contact op met het Privacy Office – DPO van PostNL Pakketten België NV. via privacy.be@postnl.be.

Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacy vragen of meen je dat jouw privacyrechten door ons worden geschonden, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.