Douaneformulieren

België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden. 

Voor deze landen is een douanedocument niet vereist.

✔ Vul het CN23/CN22 formulier volledig in en voeg een kopie hiervan toe aan de zending. 

✔ Voeg altijd 2 exemplaren van de factuur of pro forma factuur toe. 

✔ Zending met een waarde boven de € 1000? Dan voeg je ook een Enig Administratief Document toe.

Overheden controleren steeds strenger welke goederen hun land binnenkomen. Vanaf 1 januari 2019 wordt daarom de informatievoorziening voor het verzenden van goederen buiten de EU aangescherpt. Dat betekent dat douaneformulieren volledig en correct moeten worden ingevuld. Anders kan dit reden zijn om de zending vast te houden. En niet te bezorgen in het land van bestemming. Dit kan je voorkomen door alles in te vullen. Ook wanneer velden niet verplicht lijken. 

• Vul het verzendlabel in het Engels of Frans in. Dit zijn de erkende talen in de internationale postwereld. 
• Vul alles zo volledig, correct en leesbaar mogelijk in. Voorbeeld: een beschrijving als ‘clothing’ wordt niet aanvaard maar ‘men’s shirts’ of ‘cotton t-shirts’ wel. Doe je dat niet, dan kan het versturen van de zending vertraging oplopen. 
• De douaneautoriteiten of andere overheidsinstanties kunnen zendingen controleren in het land van uitvoer, het land van doorvoer en/of het land van bestemming. Verkeerde beschrijvingen leiden meestal tot een boete of een inbeslagname van de zending. 
• Niet alles mag verzonden worden, wij hebben een overzicht van wat niet verzonden mag worden.
• Voor bepaalde goederen kunnen restricties gelden. Je dient zelf te informeren naar de in- en uitvoerbepalingen inclusief de bijkomende vereiste documenten Denk hierbij aan: certificaat van oorsprong, gezondheidscertificaat, CITES-vergunning, fytosanitaire certificaat of licentie. 
• Voorbeeld van een volledige en correcte omschrijving:

Met een commerciële zending bedoelen we: 

• de aankoop van een particulier bij een bedrijf; 
• de aankoop van een bedrijf bij een bedrijf; 
• de aankoop van een particulier bij een particulier (bv. via een veilingsite); 
• een uitwisseling (waarbij er niet in geld betaald wordt, bv.: verzamelaar).

Bij commerciële zendingen vult u de volgende gegevens altijd duidelijk in: 

✔ De HS-code (GS-code): Met wereldwijd afgesproken indelingsregels krijgen goederen volgens het Geharmoniseerd Systeem (GS), een goederencode toegekend. Deze zes-cijferige code vult u op het CN23-gedeelte in.

✔ Het begrip “land van oorsprong” (“Country of origin of goods”) duidt op het land van oorsprong van de goederen (bv. het land van productie, fabricage of assemblage). Vul deze gegevens correct in; dit helpt de douane de zendingen sneller en correcter te behandelen. 

✔ Vermeld de portkosten (“Postage fee”) die door jou worden betaald om de zending te versturen. Vermeld de andere taksen apart (bv. verzekering). Deze bedragen zijn nodig om de douane-verschuldigdheden te berekenen in het land van bestemming. 

✔ Als naargelang het land van bestemming bij uw zending een attest, verklaring, vergunning, licentie of certificaat hoort, vermeld dan het nummer ervan op het CN23-gedeelte. Het is de verantwoordelijkheid van de afzender en bestemmeling om de juiste documenten te bekomen. Voeg deze documenten samen met de factuur in tweevoud in een transparant zakje op de achterzijde van het pakket.

✔ Verpak documenten in verband met de zending nooit in de zending. 

✔ Je dient bij alle commerciële zendingen een factuur in tweevoud toe te voegen. Vermeld het nummer ervan op het CN23-gedeelte van het verzendlabel. 

✔ Geen commerciële factuur? Voeg dan een pro forma factuur in tweevoud toe aan de zending. 

✔ Vermeld of er vóór de uitvoer douanedocumenten gevalideerd moeten worden (“Customs Documents to be validated for Export”). 

✔ Voeg het Enig Administratief Document of Uitvoergeleide Document (EAD/UGD) samen met de factuur en andere documenten in een transparant zakje op de achterzijde van het pakket.

De volgende gegevens moeten altijd worden vermeld:

✔ Naam, adres en telefoonnummer van de afzender. 

✔ Btw-belastingplichtigen vermelden hun btw-nummer en EORI nummer. 

✔ Naam, adres, telefoonnummer en indien mogelijk het btw-nummer van de geadresseerde. 

✔ Het land van oorsprong van de goederen. Dit is het land waar de goederen werden gemaakt en niet waar ze werden gekocht. Het land van oorsprong staat normaliter vermeld op het product (“made in”). 

✔ De bijbehorende verklaring van oorsprong kan als volgt worden opgesteld: “The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of <<land>> origin.” 

✔ De volledige beschrijving van de aard van de goederen, het aantal stuks per goed, het totale gewicht en de totale waarde van elk goed. 

✔ Denk er aan de correcte munteenheid te vermelden. 

✔ Het nettogewicht (Nett) en het brutogewicht (Gross) van de zending (het brutogewicht is het totaalgewicht van de zending, de verpakking inbegrepen). 

✔ De datum en de plaats van verkoop. 

✔ Druk de facturen steeds af op eigen papier met hoofding. 

✔ Vergeet niet ook de factuur in het Engels of Frans op te stellen.